„Głuchy telefon” w firmie, czyli jak przestać zgadywać, o co chodziło

W małych i zwinnych zespołach jedną z największych zalet jest to, że można się po prostu „dogadać”. Rozmowa przy kawie, szybka wymiana zdań na komunikatorze czy krótki telefon w biegu – to ta energia sprawia, że w MŚP sprawy toczą się szybko i bez zbędnych ceregieli.

Jednak im więcej się dzieje, tym trudniej o to, by każdy z nas miał w głowie dokładnie ten sam obraz ustaleń. To zupełnie naturalne – przy sporej liczbie zadań nasza pamięć, choćby najlepsza, zaczyna wybierać to, co dla nas najważniejsze. I wtedy zdarza się, że po tygodniu każdy z nas pamięta z rozmowy nieco inny szczegół.

Kiedy te perspektywy się rozjeżdżają, pojawia się ten moment wahania: „Czy to na pewno miało być na czwartek?” albo „Czy ustaliliśmy, że robimy to w ten sposób?”. To właśnie te chwile niepewności zabierają nam najwięcej energii, którą moglibyśmy przeznaczyć na fajne, kreatywne działanie.

Skąd biorą się te drobne znaki zapytania?

Zazwyczaj dzieje się tak z bardzo pozytywnego powodu: po prostu chcemy działać szybko. W biegu zakładamy, że „przecież wiadomo, o co chodzi”. Problem w tym, że każdy z nas ma swoją perspektywę. Dla grafika kluczowy będzie kolor, dla handlowca termin, a dla szefa budżet.

Cyfrowe „miejsce spotkań”

Rozwiązanie wcale nie musi oznaczać pisania nudnych protokołów. Chodzi raczej o znalezienie w firmie jednego, wspólnego miejsca, które będzie naszą „zespołową pamięcią”.

Może to być prosta tablica z zadaniami albo jeden wspólny dokument. Najważniejsze, żebyśmy umówili się na jedną zasadę: jeśli coś jest tam zapisane, to znaczy, że tak właśnie działamy.

Dzięki temu zyskujemy coś bardzo cennego – spokój. Nikt nie musi się zastanawiać, czy czegoś nie przeoczył, bo wszystko, co ważne, ma swoje bezpieczne miejsce.

Mały gest dla wspólnego komfortu

Wprowadzenie takiej „kotwicy” dla ustaleń to właściwie kwestia jednego zdania zapisanego zaraz po rozmowie. To taki miły gest w stronę kolegów i koleżanek z zespołu – dajemy im jasność i pewność, że idziemy w dobrym kierunku.

Kiedy informacja jest dostępna dla każdego, w biurze robi się po prostu lżej. Mniej czasu schodzi na dopytywanie, a więcej na robienie rzeczy, z których wszyscy jesteśmy dumni. Bo w końcu o to w tym wspólnym działaniu chodzi, prawda?